Das nervt jede Woche?

Software nach Maß für kleine Betriebe

Doppelt erfasste Daten, Excel-Listen, Zettel am Monitor: Daraus wird eine kleine Anwendung, die ich baue und weiter betreue.

Kostenloses Erstgespräch Anfrage senden

In vielen Betrieben gibt es diese eine Liste. Sie liegt als Excel-Datei auf dem Server, drei Leute pflegen sie, und keiner weiß genau, welche Fassung stimmt. Daneben ein Ordner mit Zetteln und ein Programm, in das dieselben Daten noch einmal getippt werden. Für solche Stellen baue ich kleine Anwendungen, also Individualsoftware für genau euren Ablauf: eine Oberfläche im Browser, eine Datenbank dahinter, Rechte für die, die damit arbeiten, und eine Schnittstelle dorthin, wo die Daten weiter gebraucht werden. Mit KI-Unterstützung entwickelt, deshalb meist in Wochen und deutlich günstiger als bei einem Softwarehaus. Danach betreibe und pflege ich die Anwendung weiter.

Das steckt drin

Aus der Liste wird eine Anwendung

Was heute in Excel oder einer alten Access-Datenbank gepflegt wird, bekommt Eingabemasken, Prüfungen und einen Verlauf. Alle sehen denselben Stand.

Schnittstellen statt Abtippen

Lexware Office und viele Auftrags- und Rechnungsprogramme haben Schnittstellen. Kunden, Aufträge und Angebotsentwürfe lassen sich darüber anlegen und abgleichen.

Rechte und Rollen

Büro, Werkstatt und Chef arbeiten mit derselben Anwendung, aber nicht mit denselben Rechten.

Im Browser, auch am Handy

Nichts zu installieren. Die Anwendung läuft im Browser, auf der Baustelle genauso wie im Büro.

Daten in Deutschland

Betrieben auf einem Server in Deutschland mit Auftragsverarbeitungsvertrag oder auf Hardware bei dir im Netzwerk. Eure Daten könnt ihr jederzeit exportieren.

Betrieb und Pflege

Updates, Datensicherung und Anpassungen, wenn sich ein Ablauf ändert. Dafür gibt es einen festen Monatsbetrag.

Drei Beispiele

Das erste läuft täglich, das zweite ist im Aufbau, das dritte ist ein typischer Fall. Kundenprojekte nenne ich ohne Namen.

Eigener Betrieb · läuft täglich

Eine Kundenverwaltung, die direkt mit Lexware spricht

Mein eigener Betrieb läuft über eine Anwendung, die ich selbst gebaut habe: Kunden, Aufträge, Zeiten, Material und Angebote. Neue Kunden und Angebotsentwürfe legt sie über die Schnittstelle direkt in Lexware Office an, Rechnungsentwürfe ebenso. Ich tippe nichts zweimal.

Jede Angabe wird einmal erfasst und landet dort, wo sie gebraucht wird.

Kundenprojekt · im Aufbau

Leergut zählen ohne Liste

Ein Getränkebetrieb zählt sein Leergut auf dem Hof bisher von Hand und führt den Bestand in Listen. Die neue Anwendung soll die Bestände über eine Kamera am Hof erfassen, je Lagergut anzeigen und den Verlauf festhalten. Die Erfassung läuft im Test, die Kamera vor Ort folgt.

Typischer Fall · Gastronomie

Veranstaltungen ohne vier Listen

Anfrage per Mail, Termin im Kalender, Menüauswahl in Excel, Rechnung im Buchhaltungsprogramm: Bei Feiern und Veranstaltungen laufen dieselben Daten oft durch vier Hände. Eine kleine Anwendung führt das an einer Stelle zusammen, vom ersten Anruf bis zur Rechnung.

So läuft ein Projekt ab

Ablauf ansehen: Wir gehen den Weg der Daten einmal mit den echten Dateien durch. Das geht im kostenlosen KI-Potenzialcheck oder ausführlicher im Ablauf-Check vor Ort.
Festpreis und Abbruchpunkt: Du bekommst einen Festpreis für die erste Stufe und weißt vorher, was danach kommt. Gefällt dir die erste Stufe nicht, hörst du dort auf.
Erste Stufe im Betrieb: Ein Teilstück läuft und wird benutzt, bevor erweitert wird. Kein Projekt, das ein halbes Jahr im Dunkeln liegt.
Betrieb und Pflege: Die Anwendung ist dokumentiert, ich betreibe und pflege sie weiter.

Wann ich abrate

Gibt es für euren Ablauf eine Standardsoftware, die passt, empfehle ich die und richte sie ein. Eigene Software lohnt sich dort, wo der Standard nicht passt, wo drei Programme nebeneinander laufen oder wo eine Liste so wichtig geworden ist, dass ein Fehler darin Geld kostet. Das sage ich im ersten Gespräch und nicht nach der ersten Rechnung.

Was das kostet

Richtwerte für den Einstieg, alle Preise netto. Den Festpreis bekommst du, nachdem wir den Ablauf zusammen angesehen haben.

Kleine Anwendung

ab 3.000 € einmalig, zzgl. MwSt.

Eine Liste, ein Formular, ein Ablauf. Betrieb und Pflege ab 79 € im Monat.

Pilot mit Schnittstelle

ab 6.000 € einmalig, zzgl. MwSt.

Mehrere Rollen, Anbindung an Lexware Office oder ein anderes Programm, Abbruchpunkt nach der ersten Stufe. Betrieb ab 150 € im Monat.

Ablauf-Check vor Ort

ab 690 € einmalig, zzgl. MwSt.

Ein halber bis ganzer Tag im Betrieb: wo Zeit verloren geht und was sich automatisieren lässt, mit Festpreisangebot. Wird bei Auftrag angerechnet.

Liegen die Ausgaben bei 4.000 € oder mehr, kann der Digitalbonus Bayern bis zur Hälfte davon übernehmen. Freie Berufe sind ausgeschlossen, und ein Ablauf-Check allein wird nicht gefördert, nur zusammen mit der Umsetzung.

Festpreis für das Projekt, fester Monatsbetrag für Betrieb und Pflege. Was außerhalb davon anfällt, kostet 110 € netto je Stunde im 15-Minuten-Takt. Du sprichst von der ersten Frage bis zum laufenden Betrieb mit mir, Andreas Grundke.

Häufige Fragen

Was kostet es, Software entwickeln zu lassen?

Eine kleine Anwendung mit einer Liste, einem Formular und einem Ablauf beginnt bei rund 3.000 Euro netto. Ein Pilot mit mehreren Rollen und einer Schnittstelle, etwa zu Lexware Office, liegt meist zwischen 6.000 und 14.000 Euro. Dazu kommt ein Monatsbetrag für Betrieb, Datensicherung und Pflege. Den Festpreis bekommst du, nachdem wir den Ablauf gemeinsam angesehen haben.

Warum ist das günstiger als bei einem Softwarehaus?

Weil ich mit KI-Unterstützung entwickle. Was früher Monate dauerte, steht jetzt oft in Wochen. Den Code prüfe und teste ich selbst, bevor etwas übergeben wird, und ich stehe dafür gerade. Dazu kommt, dass es bei mir keine Vertriebsabteilung und keine Projektleitung gibt: Du sprichst von Anfang bis Ende mit dem, der baut.

Wird die Software von einer KI geschrieben?

Mit KI-Unterstützung entwickelt, ja. Das macht mich schneller. Geplant, geprüft und getestet wird jede Anwendung von mir, und ich betreibe sie danach weiter. Du kaufst also kein Programm, das niemand versteht, sondern eine Anwendung mit einem Ansprechpartner.

Was passiert, wenn du ausfällst?

Eine berechtigte Frage bei einem Ein-Mann-Betrieb. Für die laufende IT gibt es eine abgestimmte Vertretung. Für die Software gilt: Jede Anwendung wird dokumentiert, und wie du im Fall der Fälle an Quellcode und Daten kommst, legen wir vor Projektbeginn schriftlich fest. Deine Daten kannst du jederzeit exportieren.

Wo liegen unsere Daten?

Auf einem Server in Deutschland, mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht, oder auf Hardware bei dir im Netzwerk. Das entscheiden wir vor dem Bau. Ein KI-Dienst kommt nur dort zum Einsatz, wo er gebraucht wird und die Daten es zulassen.

Gibt es dafür eine Förderung?

In Bayern oft ja. Der Digitalbonus Bayern übernimmt bei kleinen gewerblichen Unternehmen bis zu 50 Prozent der förderfähigen Ausgaben ab 4.000 Euro. Beantragt wird vor dem Auftrag, Freie Berufe sind ausgeschlossen, und ein Ablauf-Check allein wird nicht gefördert, nur zusammen mit der Umsetzung. Mehr dazu auf der Seite zum Digitalbonus Bayern.

Andreas Grundke Inhaber · Fachinformatiker für Systemintegration Die externe IT-Abteilung für kleine und mittlere Betriebe im Münchner Osten: IT-Betreuung, KI im Betrieb, Software nach Maß und Websites. Über 20 Jahre in der IT, ein Ansprechpartner für alles Technische.

Zuletzt aktualisiert: 7. Oktober 2026 · Kontakt aufnehmen

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