Abläufe automatisieren – von der E-Rechnung bis zur Schnittstelle
Alles, was jeden Monat gleich abläuft und trotzdem jemand von Hand macht, lässt sich meistens automatisieren.
In fast jedem Betrieb gibt es eine Stelle, an der Daten von Hand von einem System ins andere wandern. Jemand exportiert eine Liste, sortiert sie, tippt sie woanders wieder ein. Das dauert, dabei passieren Fehler, und im nächsten Monat geht es von vorn los. Genau solche Strecken automatisiere ich, mit einem Programm, das den Weg einmal richtig geht und danach von allein läuft. Wo KI dabei wirklich hilft, kommt sie zum Einsatz: beim Lesen unstrukturierter Dokumente etwa, oder beim Zuordnen von Positionen, die nie exakt gleich heißen. Wo eine feste Regel reicht, bleibt es bei der Regel. Das ist billiger und zuverlässiger.
Das steckt drin
E-Rechnungen aus vorhandenen Daten
Aus CSV-Exporten, Listen oder einem Vorsystem entstehen normgerechte Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD.
Schnittstellen zwischen Programmen
Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Buchhaltung, Kasse. Was Daten exportieren kann, lässt sich koppeln.
Dokumente auslesen
Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Formulare: Inhalte werden erkannt und landen strukturiert in der Datenbank.
Auswertungen und Berichte
Zahlen, die heute jemand am Monatsende in Excel zusammensucht, entstehen automatisch und immer gleich.
Wiederkehrende Läufe
Nächtliche Abgleiche, Erinnerungen, Prüfungen, Datenübernahmen. Einmal eingerichtet, läuft es weiter.
Meldung statt Nachsehen
Wenn etwas schiefgeht, meldet sich die Anwendung von selbst. Per E-Mail oder Nachricht aufs Handy.
Der aktuelle Anlass: die E-Rechnung
Die E-Rechnung ist gerade für viele Betriebe der konkrete Grund, sich mit Automatisierung zu beschäftigen, weil eine Frist im Raum steht. Der Stand der gesetzlichen Regelung in Deutschland:
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Das gilt bereits. |
| bis 31. Dezember 2026 | Übergangsfrist beim Versand: Papier ist weiterhin zulässig, ein einfaches PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Die Ausstellungspflicht gilt für alle übrigen inländischen B2B-Umsätze. |
Für Betriebe über der Umsatzgrenze bleiben damit noch wenige Monate. Wer seine Rechnungen ohnehin aus einem Vorsystem oder einer Excel-Liste heraus erstellt, kann diesen Schritt gleich mit der Automatisierung verbinden, statt zweimal umzustellen.
Zur Einordnung: Das ist die technische Seite. Ob und ab wann die Pflicht deinen Betrieb genau trifft, welche Umsätze darunterfallen und wie das steuerlich zu behandeln ist, gehört zu deinem Steuerberater. Ich baue die Umsetzung, nicht die steuerliche Bewertung.
Wie so ein Projekt abläuft
Am Anfang steht kein Angebot, sondern ein Blick auf den Ablauf, um den es geht. Meist zeigt sich schon dabei, ob die Sache klein oder groß ist.
1. Ablauf ansehen
Wir gehen den Weg der Daten einmal gemeinsam durch, so wie er heute läuft. Mit den echten Dateien, nicht mit einem Beispiel.
2. Aufwand schätzen
Du bekommst eine Einschätzung, wie lange die Umsetzung dauert und wie viel Zeit sie im Monat spart. Beides schriftlich.
3. Klein anfangen
Erst läuft ein Teilstück, das nachweisbar funktioniert. Danach wird erweitert. Kein Projekt, das ein halbes Jahr im Dunkeln läuft.
4. Übergabe und Betreuung
Die Anwendung wird dokumentiert und läuft bei dir. Ich bleibe der Ansprechpartner, wenn sich etwas ändert.
Kostenloser KI-Potenzialcheck
Wenn du nicht sicher bist, ob sich bei dir etwas lohnt: 60 bis 90 Minuten, wir gehen deine Abläufe durch, danach bekommst du schriftlich, was sich automatisieren lässt, was es kostet und was es bringt. Kostenlos und ohne Verpflichtung.
Häufige Fragen
Ab wann muss unser Betrieb E-Rechnungen verschicken können?
Empfangen muss sie seit dem 1. Januar 2025 jedes inländische Unternehmen. Beim Versand gilt eine Staffel: Bis Ende 2026 darf noch auf Papier gestellt werden, ein einfaches PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen im inländischen B2B-Geschäft. Das ist die allgemeine Rechtslage und keine Steuerberatung. Für die Bewertung deines konkreten Falls ist dein Steuerberater da.
Welche Abläufe eignen sich überhaupt?
Am besten alles, was regelmäßig vorkommt, immer gleich abläuft und heute an einer Datei hängt: Exporte, Listen, Formulare, Berichte. Je klarer die Regel, desto einfacher die Umsetzung. Schwieriger wird es, wenn bei jedem Durchgang jemand eine Entscheidung treffen muss, die auf Erfahrung beruht. Dann automatisiert man die Vorarbeit und lässt die Entscheidung beim Menschen.
Was kostet eine Automatisierung?
Sie wird nach Aufwand abgerechnet, zu 110 Euro netto je Stunde im 15-Minuten-Takt. Kleinere Strecken sind oft an einem Tag fertig, größere brauchen mehrere. Nach dem ersten Blick auf den Ablauf bekommst du eine Schätzung, mit der du rechnen kannst, bevor irgendetwas gebaut wird.
Was passiert, wenn sich unser Vorsystem ändert?
Dann muss die Anwendung angepasst werden, das gehört dazu. Deshalb baue ich die Schnittstelle so, dass die Stelle, an der die Daten hereinkommen, sauber getrennt vom Rest liegt. Ein Formatwechsel ist dann eine überschaubare Änderung und kein neues Projekt. Und weil ich deine IT ohnehin betreue, erfahre ich von der Umstellung meist vorher.
Woher weiß ich, dass die Ergebnisse stimmen?
Weil nichts ungeprüft durchläuft. Bei allem, was mit Geld oder Rechtsfolgen zu tun hat, arbeitet die Anwendung nach festen Regeln statt nach Wahrscheinlichkeiten, und die Ergebnisse werden gegen die Ausgangsdaten gegengerechnet. Wo ein Sprachmodell beteiligt ist, etwa beim Lesen eines Lieferscheins, gibt es eine Kontrollstufe: Unsichere Fälle landen zur Sichtung auf dem Bildschirm statt still in der Datenbank.
