KI im Betrieb – für kleine & mittlere Unternehmen
Keine Folien über Künstliche Intelligenz, sondern Anwendungen, die bei dir laufen. Gebaut von jemandem, der deine IT ohnehin betreut.
Wenn ein Betrieb heute über KI spricht, geht es meist um zwei Dinge: dass sich alles ändern wird und dass man vorsichtig sein muss. Beides hilft nicht weiter, solange am Montag wieder jemand Rechnungsdaten abtippt oder Kameraaufnahmen durchklickt. Ich baue Anwendungen für genau diese Stellen und betreue sie danach weiter. In meiner eigenen Firma läuft das seit über einem halben Jahr täglich: Kundenverwaltung, Monitoring, Auswertungen, Rechnungsläufe. Seit einigen Monaten entstehen die ersten Anwendungen bei Kunden. Was ich anbiete, benutze ich selbst.
Das steckt drin
Abläufe automatisieren
Wiederkehrende Handarbeit am Rechner: Daten übertragen, Listen erzeugen, Rechnungen bauen, Berichte zusammenstellen.
Auswertungen aus vorhandenen Daten
Was in Kamera, Kasse, Zeiterfassung oder Warenwirtschaft schon steckt, wird sichtbar gemacht.
Systeme verbinden
Zwei Programme, die nicht miteinander reden, koppele ich über ihre Dateiformate oder ihre Schnittstelle.
KI-Werkzeuge einführen
Welches Werkzeug für welche Aufgabe taugt, wie es eingerichtet wird und was die Mitarbeiter darüber wissen müssen.
Datenschutz vorher klären
Lokales Modell, EU-Rechenzentrum oder Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Entscheidung fällt vor der Umsetzung.
Betrieb und Pflege
Eine gebaute Anwendung braucht jemanden, der sie weiter betreut. Ich bleibe der Ansprechpartner.
Drei Anwendungen aus der Praxis
Alle drei laufen. Die Kundenfälle sind anonymisiert, weil Betriebsabläufe niemanden etwas angehen außer dem Betrieb selbst.
Eine Hofzufahrt, die sich selbst protokolliert
Ein Betrieb im Landkreis München hatte eine vollständig aufgebaute UniFi-Protect-Anlage und trotzdem keine Antwort auf einfache Fragen: Wie viele Fahrzeuge kommen pro Woche? Wann ist am meisten los? Die Aufnahmen lagen vor, sie hätte nur jemand ansehen müssen.
Auf die vorhandenen Kameras habe ich eine Objekterkennung aufgesetzt. Fahrzeuge und Objekte werden automatisch erkannt, jedes Ereignis landet mit Zeitstempel in einer Datenbank, und eine Oberfläche zeigt daraus Verläufe und Summen. Die Erkennung läuft auf Hardware im Betrieb, die Aufnahmen verlassen das Haus nicht.
Statt Videomaterial zu sichten, gibt es jetzt Zahlen. Die Auswertung, für die vorher niemand Zeit hatte, steht beim Öffnen der Seite da.
E-Rechnungen ohne Abtippen
Die Leistungsdaten lagen als CSV-Export aus einem Vorsystem vor, die Rechnungen entstanden daraus von Hand. Jeden Monat dieselbe Strecke, jedes Mal einige Stunden, und gelegentlich ein Zahlendreher, den erst der Kunde bemerkt.
Heute liest ein Programm den Export ein, ordnet die Positionen zu und erzeugt daraus normgerechte E-Rechnungen im Format XRechnung beziehungsweise ZUGFeRD. Gerechnet wird gegen die Ausgangsdaten gegengeprüft, damit nichts ungesehen durchläuft.
Aus einem halben Arbeitstag im Monat sind ein paar Minuten geworden. Die Umstellung auf die kommende E-Rechnungspflicht ist damit nebenbei erledigt, statt kurz vor der Frist anzustehen.
Was ich selbst benutze
Meine Kundenverwaltung, mein Monitoring, meine Auswertungen und meine Rechnungsläufe laufen über Anwendungen, die ich selbst gebaut habe und täglich benutze. Dazu kommen Werkzeuge, die aus einer konkreten Not entstanden sind: eine Prüfung von Websites auf technische und rechtliche Mängel, ein Scanner für Netzwerkumgebungen, ein Auswertungswerkzeug für die Sichtbarkeit in Suchmaschinen.
Der Punkt daran ist nicht die Liste. Der Punkt ist, dass ich im Erstgespräch aus eigener Erfahrung sagen kann, was funktioniert, was Zeit frisst und was sich nicht lohnt.
Kostenloser KI-Potenzialcheck
Der einfachste Einstieg. 60 bis 90 Minuten, bei dir im Betrieb oder per Videogespräch. Wir gehen durch, was bei euch regelmäßig Zeit kostet, und schauen, was davon eine Maschine übernehmen kann.
- Wir sehen uns die Abläufe an, die jeden Monat gleich laufen
- Ich sage dir, was sich automatisieren lässt und was nicht
- Du bekommst es schriftlich, mit Aufwand, Nutzen und den rechtlichen Punkten
- Das Papier gehört dir, auch wenn wir nicht weiterarbeiten
Wann sich das nicht lohnt
Nicht jede Aufgabe verdient eine eigene Anwendung. Was dreimal im Jahr vorkommt, ist von Hand billiger als jede Automatisierung, und wenn ein Ablauf sich alle paar Monate ändert, wird die Pflege teurer als der Nutzen. Auch dort, wo es am Ende auf ein Urteil ankommt und nicht auf eine Regel, hat eine Maschine wenig verloren.
Das sage ich im Erstgespräch, bevor daraus ein Projekt wird. Mir ist ein Kunde lieber, der einmal etwas Sinnvolles bekommt, als einer, der ein halbes Jahr später merkt, dass er es nie gebraucht hat.
Die drei Bereiche im Einzelnen
Abläufe automatisieren
E-Rechnungen aus vorhandenen Daten, Schnittstellen zwischen Programmen, Dokumente auslesen, Berichte ohne Excel-Bastelei.
AnsehenVideoanalyse und Auswertung
Objekte erkennen, Vorgänge zählen, Ereignisse protokollieren, Kennzahlen darstellen. Auf Basis der vorhandenen Kameras.
AnsehenKI rechtssicher betreiben
Wo das Modell läuft, welcher Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag bietet, was in eine Nutzungsrichtlinie gehört.
AnsehenHäufige Fragen
Was bringt KI einem Betrieb mit 15 Mitarbeitern konkret?
Meistens Zeit an einer Stelle, die niemand gern macht. Typisch sind drei Fälle: Daten, die aus einem Export von Hand in ein anderes Programm übertragen werden. Auswertungen, die jemand am Monatsende in Excel zusammenbaut. Und Aufnahmen oder Protokolle, die niemand durchsieht, weil es zu lange dauert. Das sind Stunden, die jeden Monat anfallen und sich ohne zusätzliches Personal zurückholen lassen.
Ist das für einen kleinen Betrieb nicht viel zu teuer?
Abgerechnet wird nach Aufwand, zu 110 Euro netto je Stunde im 15-Minuten-Takt wie bei jeder anderen Leistung auch. Eine überschaubare Automatisierung ist oft an einem Tag fertig. Ob sie sich rechnet, lässt sich vorher ausrechnen: Wenn eine Aufgabe monatlich vier Stunden kostet, ist die einzige Frage, nach wie vielen Monaten die Umsetzung bezahlt ist. Rechnet es sich nicht, sage ich das im Erstgespräch.
Was passiert mit unseren Daten?
Das wird vor der Umsetzung entschieden, nicht danach. Drei Wege sind üblich: Das Modell läuft auf eigener Hardware im Betrieb, dann verlassen die Daten das Haus nicht. Es läuft in einem Rechenzentrum innerhalb der EU. Oder es läuft bei einem Anbieter, mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht und der die Daten nicht zum Training seiner Modelle verwendet. Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie sensibel die Daten sind.
Brauchen wir dafür neue Hardware?
Meistens nicht. Vieles läuft auf einem vorhandenen Server oder einem kleinen Rechner im Netzwerk. Erst wenn ein Sprachmodell wirklich lokal arbeiten soll, kommt Hardware mit Grafikkarte ins Spiel. Das ist eine überschaubare Investition, sie muss aber begründet sein, und ich sage dir vorher, ob sie sich in deinem Fall lohnt.
Wir nutzen schon ChatGPT. Reicht das nicht?
Für Texte oft ja. Der Unterschied beginnt dort, wo etwas regelmäßig und ohne einen Menschen davor passieren soll: Daten aus einem System holen, verarbeiten, in ein anderes schreiben, und das jede Nacht. Dafür braucht es eine gebaute Anwendung. Dazu kommt die Frage, was Mitarbeiter überhaupt in ein Chatfenster eingeben dürfen. Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung von jedem Unternehmen, das KI einsetzt, ausreichende KI-Kompetenz bei den Beschäftigten.
Wie fange ich an?
Mit dem kostenlosen KI-Potenzialcheck. Wir gehen 60 bis 90 Minuten durch deine Abläufe und schauen, wo Zeit verloren geht. Danach bekommst du schriftlich, was sich automatisieren lässt, was es ungefähr kostet und was rechtlich zu beachten ist. Ob du damit weiterarbeitest, entscheidest du in Ruhe.
