Die ersten 15 Minuten

E-Mails kommen nicht an: woran es liegt und was du tun kannst

Erst klären, ob keine Mails hereinkommen oder ob deine nicht ankommen. Das sind zwei verschiedene Probleme.

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Kurz gesagt: Melde dich im Browser am Postfach an, bei Microsoft 365 unter outlook.office.com. Sind die Mails dort, liegt es am Outlook auf dem Rechner. Prüfe Spam-Ordner, Quarantäne und den Speicherplatz. Kommen deine Mails beim Empfänger nicht an, lies die Rückmeldung, die zurückkommt: Der Grund steht meist darin.

Die ersten 15 Minuten

Im Browser nachsehen: Melde dich direkt beim Postfach an, bei Microsoft 365 unter outlook.office.com. Sind die Mails dort zu sehen, liegt das Problem beim Outlook auf dem Rechner und nicht beim Postfach.
Spam, Junk und Quarantäne prüfen: Verdächtige Mails landen nicht immer im Junk-Ordner, sondern bei Microsoft 365 auch in einer Quarantäne, die nur der Administrator vollständig sieht.
Speicherplatz prüfen: Ist das Postfach voll, werden neue Mails abgewiesen.
Rückmeldung lesen: Kommt auf eine verschickte Mail eine Unzustellbarkeitsnachricht zurück, steht der Grund meist darin, oft mit einem Code wie 550 5.7.1. Leite sie deinem IT-Betreuer weiter.
Betrifft es alle im Betrieb? Dann liegt es meist an Domain oder Mailserver: Ist die Rechnung für die Domain bezahlt? Wurde kürzlich die Website umgezogen und dabei an den DNS-Einträgen etwas geändert?

Wenn deine Mails beim Empfänger im Spam landen

Große Anbieter wie Gmail prüfen inzwischen streng, ob eine Mail wirklich von der Domain stammt, die als Absender drinsteht. Dafür gibt es drei Einträge in den DNS-Einstellungen der Domain: SPF sagt, welche Server für die Domain senden dürfen, DKIM unterschreibt die Mail, DMARC legt fest, was mit Mails passiert, die beides nicht bestehen. Fehlen die Einträge oder sind sie falsch, landen Mails im Spam oder werden abgewiesen. Das lässt sich prüfen und meist in kurzer Zeit richten.

Was du lassen solltest

Das Postfach in Outlook entfernen und neu einrichten, bevor geklärt ist, ob die Mails im Browser da sind.
DNS-Einträge beim Anbieter ändern, ohne zu wissen, wofür sie da sind.
Wichtige Mails an eine private Adresse umleiten, „bis es wieder geht“.

Wann du anrufen solltest

Wenn im Browser ebenfalls keine Mails ankommen, wenn alle im Betrieb betroffen sind oder wenn Rückmeldungen mit Fehlercodes kommen. Leg die Unzustellbarkeitsnachricht bereit, damit lässt sich die Ursache meist schnell finden.

Häufige Fragen

Warum landen meine E-Mails beim Empfänger im Spam?

Meist fehlen oder stimmen die Einträge SPF, DKIM und DMARC für die eigene Domain nicht, mit denen Empfänger prüfen, ob eine Mail echt ist. Andere Gründe sind eine Absenderadresse auf einer Sperrliste oder Inhalte, die wie Werbung aussehen. Die DNS-Einträge lassen sich prüfen und richten.

Was bedeuten SPF, DKIM und DMARC?

Drei Einträge in den DNS-Einstellungen der Domain. SPF nennt die Server, die für die Domain senden dürfen. DKIM unterschreibt jede Mail digital. DMARC sagt dem Empfänger, wie er mit Mails umgehen soll, die diese Prüfungen nicht bestehen.

Kommen Mails verloren, solange das Problem besteht?

Meist nicht sofort. Ein sendender Server versucht es bei vielen Fehlern über Stunden bis Tage weiter. Bei einem vollen Postfach oder einer abgelaufenen Domain werden Mails aber abgewiesen, und der Absender bekommt eine Fehlermeldung.

Andreas Grundke Inhaber · Fachinformatiker für Systemintegration Die externe IT-Abteilung für kleine und mittlere Betriebe im Münchner Osten: IT-Betreuung, KI im Betrieb, Software nach Maß und Websites. Über 20 Jahre in der IT, ein Ansprechpartner für alles Technische.

Zuletzt aktualisiert: 7. Oktober 2026 · Kontakt aufnehmen

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