E-Rechnung: was dein Betrieb bis 2027 und 2028 tun muss
Empfangen müsst ihr sie schon. Ausstellen müsst ihr sie ab 2027 oder 2028. Hier steht, was das für euren Betrieb heißt, und wie ihr zu einem Programm kommt, das beides kann.
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den das Programm des Empfängers direkt lesen kann, im Format XRechnung oder ZUGFeRD (ein PDF, in dem die Rechnungsdaten zusätzlich als Datei stecken). Ein normales PDF zählt nicht dazu. Empfangen können muss sie jedes Unternehmen in Deutschland schon seit Januar 2025. Ausstellen müsst ihr sie je nach Umsatz ab 2027 oder 2028. In einer Umfrage von YouGov für den Rechnungsanbieter easybill (Juni 2026) hatte ein Drittel der Unternehmen noch nie eine E-Rechnung verschickt, und rund jedes fünfte schrieb seine Rechnungen in Word oder Excel. Für die meisten Betriebe ist die Umstellung überschaubar, wenn sie rechtzeitig passiert.
Was ich dabei mache
Programm finden
Kann euer Rechnungsprogramm keine E-Rechnung, oder gibt es noch gar keins, suche ich mit euch eins aus, das zu Betrieb und Steuerberatung passt.
Empfang einrichten
Ein Postfach für E-Rechnungen, die Anzeige der Formate und die Weitergabe an die Buchhaltung.
Ausstellen umstellen
Euer Programm einrichten oder anpassen, oder einen Export aus eurer Fachanwendung bauen, wenn die Rechnungsdaten von dort kommen.
Ablage und Steuerberatung
E-Rechnungen bleiben im Originalformat abgelegt und laufen dorthin, wo eure Steuerberatung sie braucht.
Noch kein Programm, das E-Rechnungen kann?
Das ist der häufigste Fall: Rechnungen entstehen in Word oder Excel, in einem älteren Programm ohne XRechnung und ZUGFeRD oder in einer Fachanwendung, die nur ein PDF ausgibt. Dann gehe ich so vor:
- Bestandsaufnahme: Wie schreibt ihr heute Rechnungen, wie kommen Eingangsrechnungen an, mit welchem Programm arbeitet eure Steuerberatung?
- Programm auswählen: Ich schlage eins vor, das zu Größe und Ablauf passt, und sage dir, was es im Monat kostet. Wo das bisherige Programm reicht, bleibt es.
- Einrichten oder wechseln: Kunden und Artikel übernehmen, Rechnungsvorlage anpassen, Empfang und Ablage einrichten, die erste E-Rechnung gemeinsam schreiben.
- Anpassen statt neu kaufen: Kann euer Programm E-Rechnungen nur halb, etwa nur empfangen oder nur ein Format, passe ich es an oder baue den fehlenden Export.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. |
| bis 31. Dezember 2026 | Übergang beim Versand: Papier ist erlaubt, ein einfaches PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| 1. Januar 2027 | Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen. Für alle anderen gilt der Übergang noch bis Ende 2027. |
| 1. Januar 2028 | Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle übrigen inländischen B2B-Umsätze. |
Betrifft mich das? Drei Fragen
- Schreibst du Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland? Wenn du nur an Privatkunden verkaufst, betrifft dich die Pflicht zum Ausstellen nicht. Empfangen musst du trotzdem können.
- Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro? Dann musst du ab 1. Januar 2027 ausstellen, sonst ab 1. Januar 2028. Die Zahl kennt deine Steuerberatung.
- Schreibst du Rechnungen heute in Word, Excel oder einem Programm ohne E-Rechnung? Dann ist jetzt der Zeitpunkt, umzustellen, und nicht im Dezember.
Vom Ausstellen ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Kleinunternehmer. Empfangen können müssen auch sie E-Rechnungen.
Zur Einordnung: Das ist die allgemeine Rechtslage nach dem zweiten Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025, das das erste Schreiben von 2024 ersetzt, und keine Steuerberatung. Ob und ab wann die Pflicht deinen Betrieb genau trifft, klärst du mit deiner Steuerberatung. Ich baue die Umsetzung.
Umstellung zum Festpreis
Im Standardfall ab 1.500 € netto: Bestandsaufnahme, Programm auswählen oder umstellen, Empfang und Ablage einrichten, Weg zur Steuerberatung. Kommen die Rechnungsdaten aus einer Fachanwendung, einer Excel-Kalkulation oder einem Vorsystem und braucht es einen eigenen Export, ab 4.000 € netto. Die Lizenz für das Rechnungsprogramm zahlt ihr direkt beim Anbieter. Ab 4.000 Euro Ausgaben kann der Digitalbonus Bayern bis zur Hälfte übernehmen.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer?
Mein Rechnungsprogramm kann keine E-Rechnung. Was jetzt?
Wie empfange ich E-Rechnungen, ohne neue Software zu kaufen?
Was kostet die Umstellung?
